En este artículo, os explico como crear una plantilla para llevar el control del presupuesto mensual de una familia. Usaremos la formula SUMA, las referencias y crearemos un gráfico con el resumen de los datos de ingresos, gastos, y diferencias tanto previstas como reales..
Cuando trabajamos en Calc y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1:B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Calc por defecto.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .
Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.
En este video podeis ver una explicación más amplia y con ejemplos:
Resumiendo:
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
En el siguiente video tutorial voy a explicar, como hacer que una celda, solo se puedan poner determinados valores (que previamente hemos definido) y también como usar los formatos condicionales para mejorar la visibilidad del contenido de las celdas de la hoja de cálculos.
Tener una agenda a mano, ¡¡ no es suficiente !!!. Os dejo esta plantilla que he creado con libreoffice calc, que esta subdividida en varios apartados, para llevar el control más eficientemente de vuestras, notas, tareas a realizar, llamadas, etc...
Os dejo en formato .pdf y .ods por si quereis modificar o adaptarla a vuestro trabajo diario.
En el siguiente video tutorial os cuento como están hechas:
Hacer una hoja de cálculo para realizar presupuestos o facturas.
Que te soliciten un presupuesto, es lo más habitual en los negocios para que el cliente tenga una previsión de gasto antes de comprometerse a contratar nuestros productos o servicios.
Haremos muchos presupuestos, y algunos se convertirán en trabajos aceptados y otros no. Lo suyo es tener una plantilla para hacerlos "rápido", y vamos a usar libreoffice CALC, para hacerlos.
El presupuesto tiene básicamente tres partes:
1) Un encabezado, donde pondremos nuestros datos y los datos del cliente
2) Las líneas en las que se detallan los productos o servicios y precios
3) El pie, en el que se resumen los datos (suma de los conceptos, iva y total) y se especifica alguna información adicional.
Veamos cómo hacerlo en CALC paso a paso:
Parte 1:
Lo primero es crear dos hojas (o péstañas) en nuestra hoja de cálculo:
Una se llamará “Documento” e incluirá la plantilla
Y la otra se llamará “Información” y en ella incluiremos un listado de nuestros productos y servicios y la información de nuestro cliente.
En la hoja de "información" podemos añadir:
En la columna A: el código de cada uno de nuestros productos y servicios.
En la columna B: la descripción que aparecerá en cada línea que añadamos al presupuesto.
En la columna C: el precio unitario de cada producto o servicio.
Si no lo tenemos, podemos crearlo en otro momento.
Podemos aprovechar la columna F de esta misma hoja para indicar los datos del cliente al que dirigimos el presupuesto.
hoja "información" detalles de columnas
Hoja “Documento”
En esta hoja tendremos la plantilla que dará lugar al documento final. Veamos cada parte en detalle:
En el encabezado tenemos el número de presupuesto, la fecha del documento, los datos de la empresa y los datos del cliente. El número y la fecha los tendremos que actualizar cada vez que hagamos un nuevo documento, aunque podemos usar la fórmula =HOY () para que siempre aparezca la fecha del día.
La información de la empresa permanecerá invariable, pero la del cliente cambia en cada documento, de manera que referenciamos el contenido de las celdas que se refieren al cliente a la hoja de “Información” (tal como se ve en la imagen), donde están los datos del cliente.
Parte 2: Productos y servicios
Las columnas de “CONCEPTO”, “PRECIO” y “TOTAL” contienen fórmulas; para evitar que la falta de datos genere los molestos errores “#N/A” y el documento quede limpio, vamos a preceder todos los cálculos con la fórmula =SI.ERROR().
La fórmula =SI.ERROR() sirve para indicar qué queremos que aparezca en una celda con un cálculo en caso de error. La estructura es: =SI.ERROR(cálculo ; texto si se produce un error), así que basta con indicar “” en el segundo argumento de la función para que no aparezca ningún texto en las celdas con errores.
En cuanto a las columnas de “CONCEPTO” y “PRECIO”, lo que hacemos es usar la función =BUSCARV() para traer esta información desde la hoja “Información”. En la línea que podemos ver en la imagen, el cálculo que se ha hecho es:
=BUSCARV(A11;Información!A:C;2), donde A11 es la celda en la que indicaremos el código de nuestro producto o servicio, Información!A:C es la matriz de datos (columnas A a C de la hoja “Información”) en la que buscamos la información y "2" sirve para indicar que el dato que queremos se encuentra en la segunda columna. Sólo con cambiar este último “2” por un “3” tendremos también el dato del precio.
Para obtener el total de cada línea, no podemos olvidar que al importe resultante hay que restarle en porcentaje de descuento. En este caso lo resolvemos con (C11*D11)*((100-E11)/100).
Parte 3º:
Se trata de realizar la suma total y presentar el resultado del presupuesto:
En el post anterior ( http://jsbsan.blogspot.com.es/2016/02/como-instalar-libreoffice-51.html ), expliqué como instalar la version 5.1 de libreoffice. Esta instalación se quedaba con la interfaz en inglés. Lo peor es que a la hora de usar la hoja de cálculo, las fórmulas también estaban en ese idioma. Bien, pues en este video tutorial explico como obtener la interfaz de libreoffice en español.
¿que es libreoffice?LibreOffice es un paquete de software de oficina libre y de código abierto desarrollado por The Document Foundation. Cuenta con:
un procesador de texto (Writer),
un editor de hojas de cálculo (Calc)
un gestor de presentaciones (Impress)
un gestor de bases de datos (Base)
un editor de gráficos vectoriales (Draw)
y un editor de fórmulas matemáticas (Math).
Está diseñada para ser compatible con los principales paquetes ofimáticos, incluyendo Microsoft Office, aunque algunas características de diseño y atributos de formato son manejados de forma diferente o no son compatibles.
LibreOffice está disponible en más de 120 idiomas (incluyendo español, catalán, vasco y gallego6 ) y para diferentes sistemas operativos,incluyendo: Microsoft Windows, Mac OS X 10.4 Tiger o superior y GNU/Linux.
Ante la llegada de esta nueva versión os recuerdo como se instala en este video tutorial:
